Key Performance Indicators für Recruiter: Diese Kennzahlen musst Du kennen!

Online-Recruiting ist viel mehr als nur „mal eben eine Stellenanzeige schalten“. Internetgestützte Maßnahmen bieten eine unglaubliche Masse an Daten, die sehr hilfreich sein kann – wenn man sie richtig zu interpretieren weiß.

Vanessa Kurz
Vanessa Kurz
Als B. A. Medienmanagement und M. Sc. International Marketing Management ist Vanessa Expertin in modernen Marketing-Strategien und Zielgruppenansprache.

Viele Unternehmen messen im Personalbereich kaum. Oder: Sie messen, aber die Analysen verstauben im monatlich automatisch generierten Reporting, ohne jemals bewusst ausgewertet und in Taten umgesetzt zu werden.

Eine sträfliche Verschwendung, denn wer ein Auge auf seine Personal­kennzahlen hat, kann recht­zeitig erkennen, in welchen Bereichen Optimierungs- und Verbesserungs­potenzial liegt und dementsprechend informiert handeln, statt mit Bauchgefühl zu pokern.

Bewerbungsgespräch

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Die wichtigsten Zahlen und Formeln für die Personalbeschaffung

Um Dir einen Überblick über die gesamten Rekrutierungskosten zu schaffen, kumulierst Du alle Kostenpositionen, die mit der Rekrutierung in Verbindung stehen. Dazu gehören unter anderem die Kosten aller Software-Systeme, die in der HR-Abteilung genutzt werden, aber auch die Arbeitszeit, die zum Beispiel für die Sichtung von Bewerbungen angefallen ist.

Gerade diese Kennzahl ist die, für die sich Recruiter und HR-Abteilungen oft vor dem Gesamtunternehmen „rechtfertigen“ müssen. Wir empfehlen, diese Kosten sehr genau aufzuschlüsseln und nachvollziehbar zu machen. Notiere auch die „Gegenwerte“ so gut Du kannst – z. B. Kosten für Bewerbermanagementsystem UND dadurch eingesparte Zeit. Hier die wichtigsten Kennzahlen, um Recruiting möglichst messbar zu machen:

Cost of Vacancy: Eine nicht besetzte Stelle verursacht Kosten. Tendenziell lässt sich sagen: Je höher eine vakante Position hierarchisch ist, desto höhere Vakanz-Kosten fallen an. Einen zusätzlichen Faktor stellt die Relevanz der Position für das Unternehmen dar. Ist eine Kernstelle nicht besetzt, entstehen hohe Kosten für das Unternehmen, was Handlungs­druck verursachen kann. Versuche offene Positionen zügig zu besetzen, mache aber keine zu großen Kompromisse, da eine Fehlentscheidung noch teurer werden kann. Im Zweifel kann auch mit Interim-Besetzungen von intern oder extern gearbeitet werden, bis Du die richtige Person für den Job findest.

Channel Effectiveness: Wer auf verschiedenen Wegen ausschreibt, sollte diesen KPI unbedingt auswerten. Wie viel Prozent der eingehenden Bewerbungen kamen von welchem Kanal? Und um noch genauer zu werden? Wie viele Interviews und Einstellungen wurden daraus? Oft lässt sich hier ein Trend feststellen, sodass zukünftig besonders erfolgreiche Recruiting-Kanäle mit mehr Budget bespielt werden können, während andere Kanäle aussortiert oder reduziert werden.

Time to Interview: Das ist die Dauer von der ersten Veröffentlichung einer Stellenausschreibung bis zum Führen von Vorstellungsgesprächen. Gerade interessante Kandidaten bekommen viele Einladungen und bevorzugen oft die Unternehmen, die sie nicht lange warten lassen. Sichte also die eingegangenen Bewerbungen zügig und versuche zeitnah Termine mit vielversprechenden Kandidaten auszumachen. 

Quote der Angebots-Annahmen: Mithilfe dieser Kennzahl kannst Du eine Aussage darüber treffen, wie viele Kandidaten, denen eine Stelle angeboten wurde, diese auch angenommen haben. Gleichzeitig hast Du den Vergleich, wie viele das Angebot abgelehnt haben. Achte darauf, dass die Quote der Annahmen höher ist als die Quote der Ablehnungen. Ist das Verhältnis umgekehrt, solltest Du Dich intensiver mit Employer Branding beschäftigen, um Dein Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver zu machen.

Time to Hire: Wie lange braucht ein Recruiter, wenn ein Kandidat interessant ist, um diesen zu überzeugen? Insbesondere seit wir uns immer mehr auf einem Arbeitnehmermarkt bewegen, konkurrieren nunmal oft mehrere Unternehmen um einen attraktiven Kandidaten. Unser Tipp: Sprich Kandidaten direkt auf zielgruppenrelevanten Kanälen an. Die optimale Rekrutierungsdauer, damit Dir Kandidaten nicht von der Konkurrenz weggeschnappt werden, liegt in Deutschland bei maximal (!) vier bis sechs Wochen.

Cost per Hire: Der Cost per Hire ermittelt Deine Ausgaben pro Einstellung. So kannst Du eine genaue Aussage darüber treffen, wie hoch Deine Kosten bei der Personalgewinnung ausfallen und wie gut oder schlecht Du Dein Recruiting-Budget nutzen konntest. Ein Tipp von unserer Seite: Analoges Recruiting (Printmedien, Messebesuche und Co.) ist oft sehr viel kostenintensiver als digitale Lösungen. Das liegt vor allem daran, dass digitales Recruiting sich Mitteln des Marketings bedienen kann, die bestimmte Zielgruppen viel gezielter „einfangen“ können.

Time-to-Fill: Diese Kennzahl zeigt auf, wie viele Tage zwischen der Entscheidung „Wir stellen ein“ bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters liegen. Ein Aspekt den viele Personaler dabei vergessen: Der Prozess des Onboardings sollte längst nicht mehr erst beginnen, wenn der Kandidat seinen ersten Arbeitstag antritt. Gerade, wenn die Time to Fill lange ist, solltest Du mit dem zukünftigen Kollegen in Kontakt bleiben und kannst eventuell schon erste Schritte gehen, um den Einstieg fachlich und menschlich zu erleichtern.

Ghosting-Rate: Nimmt ein Bewerber ein Angebot an und erscheint am ersten Arbeitstag nicht, bezeichnet man dies als Ghosting. Gerade wenn die „Time to Fill“ lange ausfällt oder der Bewerber viele andere Angebote erhält, besteht hier Risiko. Um zu vermeiden, dass Kandidaten Dich ghosten, ist es wichtig in persönlichem Kontakt zu bleiben. Lade den zukünftigen Mitarbeiter regelmäßig ins Unternehmen ein und stelle ihn Kollegen vor.

So viel erstmal konkret zum Thema Recruiting. Was trotzdem nicht fehlen darf: Die nachfolgenden Kennzahlen sind zwar nicht direkt relevant für die Personalbeschaffung, haben aber unter Umständen durchaus indirekt Einfluss auf den Personalbedarf…

Kennzahlen zu Leistung und Produktivität der Mitarbeiter

Gewinn und Umsatz pro Mitarbeiter: Wie viel Geld bringt ein Mitarbeiter dem Unternehmen durchschnittlich ein? Eine Daumenregel ist, dass jeder Mitarbeiter etwa das 2-fache seiner Personalkosten an Umsatz einbringen sollte. Er oder sie deckt so nicht nur seine eigenen Kosten, sondern auch einen Teil der Fixkosten im Unternehmen. Das ist aber natürlich stark abhängig von Branche und Berufsgruppe. 

Schulungsaufwand pro Mitarbeiter: Welche Ausgaben fallen für die Fortbildung Deiner Mitarbeiter an? Beachte, dass neben Kursgebühren auch Reisekosten, Zeitaufwand und Co. mit in Deiner Kostenrechnung aufgeführt werden. Für Weiterbildungen und Schulungen fallen oftmals hohe Kosten an, die sich jedoch als langfristige Investition lohnen. Beachte trotzdem, dass sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen einen Mehrwert aus der Veranstaltung ziehen. Zieht der Mitarbeiter keine Learnings aus der Veranstaltung, waren das teure Ausgaben, die an einer anderen Stelle eventuell besser investiert gewesen wären.

Arbeitspakete und Arbeitsstunden: Durch Arbeitszeiterfassung erhältst Du bei der Auswertung einen Überblick, ob die Anzahl der geplanten Stunden mit der Anzahl der tatsächlich geleisteten Stunden übereinstimmt. Insbesondere in Dienstleistungsbranchen ist das sehr wichtig, um Unter- oder Überbesetzung entgegenzuwirken. In anderen Branchen mag es sinnvoller sein, die Rate der bearbeiteten Arbeitspakete im Blick zu behalten. Wichtig: Prüfe regelmäßig, dass Deine Mitarbeiter nicht zu viel arbeiten – saison­bedingt mag diese Kennzahl in manchen Branchen schwanken, langfristig sollte sie aber niedrig gehalten werden. Leisten Deine Mitarbeiter regelmäßig Überstunden, könnte einer weitere Einstellung oder eine Umstrukturierung der Arbeitsabläufe nötig sein. 

InnovationWenn Du möchtest, dass Dein Team neue Produkte entwickelt, neue Wege geht, Kunden begeistert oder Verbesserungsvorschläge für die Optimierung interner Prozesse entwickelt, dann solltest Du den Aspekt “Innovation” aktiv fördern. Wie viel zeitliche, monetäre und materielle Ressourcen stehen den Mitarbeitern zur Verfügung, um Ihre Kreativität einzubringen? Manche Firmen geben beispielsweise Freitag “frei”, um an eigenen Ideen für das Unternehmen zu arbeiten. Gib Deinen Mitarbeitern genügend Zeit und Raum, um neue Ideen zu kreieren und auszuarbeiten.

Kennzahlen zu Gesundheit und Zufriedenheit im Unternehmen

Die generelle Zufriedenheit Deiner Mitarbeiter ermittelst Du am besten durch eine interne anonyme Umfrage. Die Mitarbeiter haben dort die Möglichkeit mitzuteilen, wie zufrieden sie mit der Arbeit sind.

Steigere die Arbeitszufriedenheit Deiner Mitarbeiter in dem Du ihnen Wertschätzung zeigst und angenehme Arbeitsbedingungen schaffst. Das Gehalt spielt dabei eine wichtige Rolle und spiegelt die Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter wider, aber Du kannst auch auf anderen Wegen Anerkennung und Wertschätzung für Deine Mitarbeiter zeigen.

zufriedene Mitarbeiterin

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Mitarbeiterempfehlungen: Mitarbeiter, die über eine Empfehlung in das Unternehmen gekommen sind, sind in gewisser Weise menschlich und fachlich vorqualifiziert. Zusätzlich überspringst Du hiermit viele teils teure oder aufwändige Recruiting-Prozesse. Eine hohe Rate der Mitarbeiter­empfehlungen kommt Dir als Arbeitgeber zugute, denn Du kannst einige Recruiting-Kosten einsparen. Suchst Du also einen neuen Mitarbeiter, höre Dich zuerst intern um. Eventuell kann ein Mitarbeiter einen Freund oder Bekannten weiterempfehlen und Du kannst auf die Schaltung der Stellenanzeige verzichten.

Frühfluktuationsrate: Mit dieser Kennzahl kannst Du erkennen, wie hoch die Quote der Neueinstellungen ist, die noch in der Probezeit das Unternehmen durch Kündigung oder Entlassung wieder verlassen. Ist diese Kennzahl hoch, kann das verschiedene Gründe haben. Vielleicht wird während des Recruiting-Prozesses nicht klar genug kommuniziert wie der Job und das Unternehmen tatsächlich sein werden? Vielleicht gibt es menschlich Probleme in der entsprechenden Abteilung? Vielleicht ist der Onboarding-Prozess überfordernd oder unstrukturiert? Suche in jedem Fall das Gespräch mit Abbrechern und hole Dir ehrliches Feedback ein.

Mitarbeiterfluktuation: Einfach gesagt – je zufriedener Deine Mitarbeiter sind, desto geringer ist vermutlich Deine Fluktuationsrate: In vielen Branchen liegt die Fluktuations-Quote bei bis zu 20 Prozent! Das ist teuer, denn Mitarbeiter, die bald gehen weil sie unzufrieden sind, arbeiten langsamer und ineffizienter. Neue Rekrutierungskosten fallen an, unbesetzte Stellen bringen nichts ein und stören den Arbeitsablauf. Die Einarbeitung von neuen Kollegen frisst ebenfalls Zeit und Geld. Behalte Deine Fluktuationsrate also im Auge und versuche sie niedrig zu halten.

Dauer der Betriebszugehörigkeit: Je höher die Arbeits- und Mitarbeiterzufriedenheit, desto länger bleiben Mitarbeiter normalerweise in einem Unternehmen beschäftigt. Um die Dauer der Betriebszugehörigkeit zu steigern, solltest Du Maßnahmen ergreifen, um Deine Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen zu binden. Hier können zum Beispiel Home-Office-Lösungen, Zuschüsse zur Vermögensbildung, Schulungen und Weiterbildungen Wunder wirken.

Fehlzeiten: Im Durchschnitt fehlen Mitarbeiter rund 20 Tage im Jahr. Mitarbeiter, die einen Beruf mit einer hohen körperlichen Belastung ausüben, sind tendenziell am häufigsten krankgeschrieben. Wie steht es um das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeiter in Deinem Unternehmen? Hohe oder steigende Fehlzeiten zeigen auf, dass die Mitarbeiter unzufrieden, gestresst oder überarbeitet sind. Es lohnt sich, Benefits anzubieten, die die mentale und körperliche Gesundheit Deiner Mitarbeiter fördern.

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