Recruiter und Fachabteilung: So werdet Ihr zum perfekten Recruiting-Team

Es ist ein offenes Geheimnis, dass Recruiter*innen und Fachabteilungen nicht immer das beste Verhältnis haben. Während die Kolleg*innen aus den Fachbereichen gerne mal über die mangelnde Qualität der Talente meckern, die Du ihnen als Recruiter ins Haus holst, fühlst Du Dich bei der Talentsuche von ihnen oft im Stich gelassen. Ohne eine konkrete Beschreibung, welche Skills und Fähigkeiten in den Fachbereichen gesucht werden, kannst Du nun mal nicht passgenau rekrutieren. Alles Klagen hilft nichts. Ihr müsst an einem Strang ziehen, damit die Suche nach den richtigen Talenten gelingt. Aber wie? Wir hätten da ein paar Tipps, mit denen Ihr zum perfekten Recruiting-Team werdet.

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Employer Branding betreiben, die richtigen Kandidat*innen finden, Mitarbeitende binden und weiterentwickeln. Das sind nur einige wenige Aufgaben eines Recruiters. Dabei noch das Budget optimal einsetzen, die Zeit effizient nutzen und allen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Klingt soweit nach einem super Job. Doch wie sieht das Ganze tatsächlich in der Praxis aus? An welchen Stellen könnt Ihr Unterstützung gebrauchen? Wir haben nachgefragt und uns an die Arbeit gemacht!

Personaler*innen brauchen mehr Unterstützung aus den Fachabteilungen

13 Prozent aller Personaler*innen fühlen sich bei der Suche nach personeller Verstärkung nicht gut von ihrem Management und den Fachabteilungen unterstützt. Das geht aus der Studie „Voices of HR“ hervor. Dabei ist eine reibungslose Zusammenarbeit ausschlaggebend für einen Recruiting-Erfolg. Schließlich weiß niemand so gut wie die Expert*innen aus den einzelnen Fachbereichen, welche Skills für die Besetzung einer offenen Stelle relevant sind. Umso wichtiger ist es, beim Erstellen einer Stellenanzeige die Köpfe zusammenzustecken und gemeinsam ein passgenaues Anforderungsprofil auszuarbeiten. Sonst ist die Gefahr groß, dass zwar Bewerbungen eingehen, aber keine, die so richtig passen. Aber es ist immer das Gleiche. Sobald Du einen Termin zur gemeinsamen Abstimmung für eine Stellenanzeige schickst, wird dieser wieder und wieder verschoben. Mit dem Vermerk: „Wir haben keine Zeit, wir haben ja nicht genug Personal. Es lastet zu viel Arbeit auf zu wenigen Schultern.“ Ein Teufelskreis!

Für dieses Problem gibt es aber eine Lösung: Verzichte auf zeitraubende Meetings mit der Fachabteilung und stimme die Inhalte der Stellenanzeige und die Anforderungen an ein Talent digital ab. Mit einem Bewerbermanagementsystem geht das sehr einfach. In ihm kannst Du Anzeigen für Deine Stellen entwerfen und diese für Dein Recruiting-Team zur Bearbeitung freigeben. Die Kollegen aus der Fachabteilung erhalten Zugriff und können das Anforderungsprofil spielend leicht ergänzen. Danach ziehst Du alles glatt und schaltest die Jobinserate auf den richtigen Stellenportalen und in den sozialen Medien. Problem gelöst.

Das Vorstellungsgespräch: Ein Zeitfresser

Es gibt aber noch weitere Reibungspunkte, die HR und Fachabteilungen oft nicht zu einem funktionierenden Recruiting-Team zusammenwachsen lassen. Stichwort: Vorstellungsgespräch. Auch hier bist Du auf den Input Deiner Kolleg*innen angewiesen, um eine Position richtig besetzen zu können.

Denn wer, wenn nicht die Fachabteilung, könnte im Jobinterview Kandidatinnen und Kandidaten besser fachliche Fragen von Talenten beantworten und sie von den Arbeitsinhalten begeistern?
Und wer, wenn nicht die Fachabteilung, könnte besser mit ihnen fachsimpeln, um herausfinden, wie gut sich Bewerbende mit den Jobinhalten auskennen?

Aber auch hier ist es immer das Gleiche, sobald Du die Frage aller Fragen im Fachbereich stellst: „Wer nimmt am Vorstellungsgespräch teil? Welcher Termin passt?“ Dann lautet die Antwort, die umgehend kommt: „Geht nicht. Wir finden einfach keinen gemeinsamen Termin.“

Hast Du schon mal über zeitversetzte Interviews nachgedacht?

Auch hier kann moderne Technik helfen. Hast Du schon mal etwas von zeitversetzten Videointerviews mit einem Bewerber oder einer Bewerberin gehört? Das Prinzip: Interviewende aus dem Fachbereich zeichnen Ihre Fragen per Video auf und senden diese dem Talent. Dieses zeichnet nun seinerseits die Antworten auf und schickt sie zurück. Dafür gibt es gut funktioniertende Tools, die auch konform mit dem Datenschutz sind. Zugegeben: Das ist natürlich nicht genau die gleiche Situation wie bei einem Jobinterview von Angesicht zu Angesicht. Aber gerade, wenn mehrere Talente in die engere Wahl kommen und interviewt werden sollen, können solche Videosnippets helfen, einen ersten Eindruck zu gewinnen und gleichzeitig Zeit zu sparen.

Die Fragen müssen nur einmal aufgenommen werden und können dann an verschiedene Talente versandt werden. Und da jeder und jede Bewerber*in im Videointerview die gleichen Fragen bekommt, sind die Antworten der Kandidat*innen auch leichter miteinander vergleichbar. Die zugesandten Sequenzen können von den Beteiligten aus dem Fachbereich angeschaut werden, wo und wann es ihnen jeweils passt. So passen Jobinterviews viel besser in den Joballtag. Auf dieser Basis lässt sich sehr schnell eine Vorauswahl treffen und nur die interessantesten Kandidat*innen werden noch zu einem ausführlichen Jobinterview eingeladen. Wieder Zeit gespart.

So holst Du die Fachabteilung ins Boot

Es gibt noch einen weiteren Aspekt, bei dem Du die Unterstützung der Fachabteilung im Recruiting bestens gebrauchen kannst. Und zwar beim Netzwerken mit Talenten, die nicht aktiv nach einem neuen Job suchen, aber latent wechselwillig sind. In Zeiten eines leer gefegten Arbeitsmarktes ist es Gold wert, diese Zielgruppe zu erreichen. Denn während die Zahl der aktiv suchenden Talente konstant sinkt, wächst die der Wechselwilligen kontinuierlich. Laut einer aktuellen Gallup-Studie haben 42 Prozent der Arbeitnehmenden vor, innerhalb der nächsten drei Jahre den Job zu wechseln. Fast jede oder jeder Zweite also.

Das ist Deine Chance. Nutze sie und binde dazu die Kolleg*innen aus den Fachabteilungen ein. Sie verfügen über einen breit gefächerten beruflichen Bekanntenkreis, in dem sich so mancher Hochkaräter tummelt. Vielleicht gehört der ein oder andere ja zu den 42 Prozent, die Lust auf eine berufliche Veränderung haben. Aber wie zapfst Du die Kontakte Deiner Fachabteilung an, ohne dass Du wieder der altbekannte Spruch zu hören bekommst: „Wir haben keine Zeit!“?

Digitales Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm

Ganz einfach: Über ein digitales Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm. Über das Tool informierst Du Deine Fachabteilungen automatisch über neue Stellenausschreibungen. Deine Kolleg*innen können nun die Jobinserate über Empfehlen-Buttons mit wenigen Mausklicks gezielt in ihrem persönlichen Umfeld oder in sozialen Netzwerken teilen. Das geht sekundenschnell und Du erreichst Personen, die ansonsten nie erfahren hätten, welche großartige berufliche Herausforderung in Deinem Unternehmen auf sie wartet. Positiv an Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programmen: Deine Kolleg*innen bürgen mit ihrer Empfehlung für Euer Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber. Das schafft großes Vertrauen bei Talenten.

Hinzu kommt, dass Deine Kolleg*innen ausgeschriebene Jobs nur den Personen empfehlen, die sie kennen, gut qualifiziert sind und zum Unternehmen passen. Sie wollen ja, dass es in ihrer Abteilung wie am Schnürchen läuft und bringen garantiert keine Low Performer ins Spiel. Damit übernehmen sie einen Teil der Vorselektion. Und mit steigender Qualität der Bewerbenden sinkt die Zeit, die bis zur Stellenbesetzung vergeht, spürbar. Kleiner Tipp: So manches Unternehmen fördert die Empfehlungswilligkeit der Kolleg*innen mit einem kleinen Incentive für jede erfolgreiche Stellenbesetzung. Wenn das mal keine Win-Win-Situation ist.

Bildquelle: Pascal Swier | unsplash.com; Venti Views | unsplash.com