Digitalisierung im Recruiting: Die Leiden moderner Personaler*innen

Oh Mann! Alle reden von hybrider Arbeit und Du als Personalverantwortliche*r würdest auch so gerne mitmischen. Aber Du guckst in die Röhre. Dir fehlt einfach die richtige technische Grund­ausstattung. Wir haben ein paar Tipps, wie sich das ändern lässt.
HR monkeys Experten
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Employer Branding betreiben, die richtigen Kandidat*innen finden, Mitarbeitende binden und weiterentwickeln. Das sind nur einige wenige Aufgaben eines Recruiters. Dabei noch das Budget optimal einsetzen, die Zeit effizient nutzen und allen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Klingt soweit nach einem super Job. Doch wie sieht das Ganze tatsächlich in der Praxis aus? An welchen Stellen könnt Ihr Unterstützung gebrauchen? Wir haben nachgefragt und uns an die Arbeit gemacht!

Die moderne Arbeitswelt ist hybrid

Mussten sich Mitarbeitende bis vor zwei Jahren noch jeden Homeoffice-Tag mit ihrer Führungskraft erstreiten, dürfen sich viele Arbeitnehmende heute ziemlich flexibel aussuchen, von wo aus und wann sie arbeiten. Das kann sogar so weit gehen, dass so manche Kollegin oder so mancher Kollege über Wochen nicht ins Büro kommt. Das ist Prinzip hybrider Arbeit. Flexibilität hoch drei.

Allerdings setzt diese neue Form der Arbeit auch die richtige technische Ausstattung voraus. Hybride Arbeitnehmende brauchen eine nahtlose digitale Anbindung an alle Arbeitsmittel und Software-Tools, die sie auch im Büro nutzen. In den meisten Fachabteilungen Deines Unternehmens ist das auch kein Problem. Hier gehört eine gute technische Grundausstattung längst zum Standard.

Aber bei Dir wird es so schnell nix mit der Flexi-Work. Für Dich ist es undenkbar, über Wochen in den eigenen vier Wänden zu werkeln. Dabei wäre das so wichtig. Dann hättest Du endlich mal die Ruhe, an den ganzen strategischen Themen zu arbeiten, die auf Deinem Tisch liegen: Employer Branding, Mitarbeiterbindung, Aufbau einer neuen Unternehmenskultur und neue Lernwelten zur Mitarbeiterentwicklung. Du weißt eigentlich gar nicht, wo Du zuerst beginnen sollst.

Das HR-Management hängt seinen digitalen Möglichkeiten massiv hinterher

Aber Pustekuchen. Mit dem bestehenden Digitalisierungs-Gap im HR-Management wird das nix. Du musst immer wieder ins Unternehmen, um Deine Prozesse zu steuern. Ist jetzt vielleicht ein schwacher Trost, aber darunter leidest nicht nur Du, sondern auch viele Deiner Kolleg*innen. Zu diesem Ergebnis kommt jedenfalls die Studie „Voices of HR“.

Unter der Hand haben wir uns ja schon lange gedacht, dass viele Betriebe ‒ besonders aus dem Mittelstand ‒ bei der Digitalisierung ihrer Personalarbeit hinterherhinken, aber nun haben wir es schwarz auf weiß. Stolze 41 Prozent der Befragten sagen: Wir verwenden derzeit Tools, die nicht all unseren Anforderungen entsprechen und müssen uns mit Kompromissen begnügen. In vielen Fällen dürften diese Kompromisse auf die Namen „Word“, „Excel“ und „Outlook“ hören oder schlimmer noch: Manche „Bewerbermanagementsysteme“ bestehen noch aus Ordnern aus Papier. Das kennste sicher nur zu gut, oder?

Bewerbendenakten aus Papier –
gar nicht mal so selten

Das macht das Thema hybride Arbeit für Personalmanager*innen natürlich schwierig. Wie sollst Du zum Beispiel Kandidat*innen aus dem Homeoffice rekrutieren, wenn die Bewerbendenakten im Büro in den Aktenschränken verstauben? Hier wäre ein Bewerbermanagementsystem dringend notwendig, das Dich bei der orts- und zeitunabhängigen Arbeit unterstützt. Damit hättest nicht nur Du alle Zahlen, Daten und Fakten über ein Talent in einer digitalen Akte 24/7 auf Knopfdruck parat.

Du kannst auch den zuständigen Verantwortungsträgern aus einzelnen Fachab­teilungen, die in das Recruiting involviert sind, jederzeit Zugriff auf die Daten gewähren und Dich in dem System mit ihnen abstimmen – per Chat, Mail oder auch per Videokonferenz. Denn die meisten Bewerbermanagementsysteme verfügen über ein Videotool, mit dem sich auch Videointerviews durchführen lassen – datenschutzkonform versteht sich.

Alles easy und datenschutzkonform

Ein Bewerbermanagementsystem unterstützt Dich überdies bei der Vorselektion von Kandidat*innen und rechnet Dir den Grad der Übereinstimmung der Lebensläufe von Talenten mit einer ausgeschriebenen Stelle aus und unterbreitet Dir Vorschläge: Wer kommt am ehesten infrage, wer nicht?

Nach dem Recruitingprozess löschst Du alle gesammelten Bewerberdaten mit einem einheitlichen Klick aus dem System – genauso wie es die DSGVO will. Es gibt also keine Schattenbewerbendenakten mehr, die in irgendwelchen Mail-Postfächern herumdümpeln, weil Du auf diesem Weg mit Deinen Kolleg*innen Informationen über Bewerbende geteilt hast. Gut so! Denn damit riskiert Dein Unternehmen Datenschutzverstöße.

Multiposting von Stellenanzeigen

Ach ja, mit dem richtigen Digitalisierungsgrad wären noch so viele weitere Bauchschmerzthemen gelöst. Ein Bewerbermanagementsystem kann nämlich noch mehr. Es unterstützt Dich auch beim Multiposting, also der automatischen Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen. Stell‘ Dir das mal vor: Du musst Deine Stellenanzeigen nie mehr manuell auf verschiedenen Jobbörsen veröffentlichen.

Stattdessen designst Du eine Anzeige, wählst in Deinem System die Stellenportale aus, auf denen sie online gehen soll und einen Klick später ist alles online. So sparst Du nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld. Denn über ein Multiposting-Tool profitierst Du von Sonderrabatten, die der Hersteller Deines Bewerbermanagementsystems mit den einzelnen Jobbörsen ausgehandelt hat.

Allerdings gibt es einen Wermutstropfen: Es ist es nicht ganz einfach, die richtige HR-Software auszuwählen. Denn der Markt ist extrem breit gefächert. Es gibt weit über 160 Hersteller, die unterschiedlichste Systeme anbieten. Die Bandbreite reicht von All-in-One-Lösungen, mit denen sich das komplette Personalmanagement steuern lässt, bis hin zu Tools, die sich nur auf einen Schwerpunkt konzentrieren. Reine Multiposting-Tools zum Beispiel oder reine Systeme für das Active Sourcing.

Moderne Jobs sind hybrid

Umso begrüßenswerter ist es, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden künftig weitgehend freistellen wollen, wie, wann und wo sie arbeiten. Wer Lust hat, eine Portion Büroluft zu schnuppern, kommt rein. Alle anderen bleiben zu Hause. Die moderne Arbeitswelt ist also hybrid. Oder wie es VW-Konzernvorstand Gunnar Kilian, zuständig für Personalfragen, ausdrückt: Es muss „ein gutes Gleichgewicht zwischen mobiler Arbeit und der unabdingbaren Zusammenarbeit und Interaktion im Büro“ her. Auch das ist wieder so ein Satz, der kaum zu toppen ist.

Aber zurück zum Thema. Der Plan bei VW ist folgender: Beschäftigte der Volkswagen AG sollen künftig an bis zu vier Arbeitstagen pro Woche vom Zuhause aus arbeiten und diese innerhalb eines Kalendermonats flexibel verteilen können. Verstanden? Wir auch nicht so richtig! Aber Herr Kilian wird schon wissen, was er tut. Absehbar ist aber, dass solche Flexi-Modelle Schule machen werden. Viele Arbeitgebende arbeiten derzeit neue Regelungen aus.

Auswahl einer HR-Software:
Kein Spaziergang

Das bringt viele HR-Manager*innen allerdings an ihre Grenzen. Sie haben einfach nicht die Zeit, sich auch noch mit einzelnen Systemen auseinanderzusetzen. Fast jede*r dritte Befragte verfügt laut der Studie Voices of HR über zu wenig Digitalkompetenz, um das richtige System auszuwählen und einzuführen. Und fast jede*r vierte HR-Verantwortliche*r findet, dass die eigene Belegschaft zu klein für die Einführung umfangreicher Tools ist.

Argh! So wird das nie was mit dem Traum von der hybriden Arbeit. Hey, wer wird denn so früh die Flinte ins Korn werfen? Unser Tipp: Schaffe Dir ein Bewerbermanagement-Tool an, mit dem Du Bewerbendendaten verwalten und die Kommunikation mit dem Recruiting Team digital steuern kannst. So ist die hybride Zusammenarbeit kein Problem mehr und auch die Kosten, die für die Software anfallen, sind überschaubar – sie bietet ja nur Basisfunktionen.

Der ultimative Erste-Hilfe-Tipp für hybride Arbeit im Personalwesen

Bei allem anderen lasse Dich von einem externen Agenturpartner unterstützen. Egal ob Multiposting, Active Sourcing, Social Recruiting oder der Erstellung einer Karriereseite mit allem Drum und Dran oder Performance Job Marketing. Ist alles im Portfolio enthalten.

So schlägst Du mehrere Fliegen mit einer Klappe: Die Recruiting-Basics steuerst Du mit Deinem Bewerbermanagementsystem und um Dein Recruiting auf ein neues Level zu heben, hast Du erfahrene Partner an Deiner Seite, die sich auf alle Spielarten der digitalen Personalbeschaffung verstehen. Problem gelöst!

Was ist denn nu‘ wieder los? Warum schüttelst Du die ganze Zeit so grimmig den Kopf? Ah! Es fehlt an ausreichendem Budget, sagst Du? Auch das ist ein Problem, das Du mit vielen anderen HR-Manager*innen teilst. Laut der Studie Voices of HR sind 36 Prozent der Befragten von dieser Problematik betroffen. Pffffzzzz…! Man macht’s Euch aber auch wirklich nicht leicht!

Tipps, die Geschäftsleitung von einem Digitalisierungsplus zu überzeugen

Wir hätten ein paar Tipps, mit welchen Argumenten Du Deine Geschäftsleitung überzeugen kannst, mehr Budget locker zu machen. Mach‘ ihr vor allen Dingen klar, wie viel Zeit und Geld Dein Unternehmen mit dem Modell, das wir Dir gerade vorgestellt haben, spart. Auf diesem Ohr sind die wenigsten Geschäftsführer*innen taub. Vielleicht hilft’s ja.
  • Papierloses Arbeiten erhöht die Effektivität: Alle Unterlagen können jederzeit schnell und einfach an einer zentralen Stelle abgerufen, gelesen und sogar zeitgleich bearbeitet werden. Das erhöht die Effizienz im Recruiting immens: Entscheidungen werden schneller getroffen, die Time to Hire sinkt – das spart bares Geld, denn Recruiting ist teuer. Und: Wenn Talente schneller ausgewählt werden, stehen sie dem Unternehmen auch schneller zur Verfügung und steigern mit ihrer Performance die Umsätze.
  • Da in einem Bewerbermanagementsystem alle Informationen digital vorliegen, muss nichts mehr ausgedruckt werden. Bedeutet: Nicht nur die Umwelt sagt „danke“ – so lassen sich auch die Kosten für Druckerpapier senken.
  • Es lässt sich auch teurer Lagerraum einsparen, wenn alle Unterlagen digital vorliegen. Es müssen ja keine Akten mehr archiviert werden.

So, jetzt können wir eigentlich nur noch eins für Dich tun: Daumen drücken! Wird gemacht! Ist doch klar!

Bildquelle: pexels | pixabay.com; Marc Heckner | unsplash.com

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