Was Personaler bei Homeoffice beachten sollten
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Es besteht zwar keine Pflicht, im Homeoffice zu arbeiten. Aber es gibt die dringende Empfehlung der Bundesregierung: „Bleibt möglichst zuhause!“ Für etablierte Mitarbeiter ist es meist kein Problem, ihre Arbeit in der gleichen Qualität von zuhause zu verrichten. Für neue Kollegen, die derzeit in den Job starten und ein virtuelles Onboarding durchlaufen, ist die Herausforderung dagegen groß. Wir geben Tipps.
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Egal, ob nach der Schule oder nach dem Studium – die ersten Wochen im allerersten Job sind meist eine Zitterpartie und von Unsicherheit geprägt. Einerseits muss man sich in der Onboarding-Phase in neue Inhalte, Workflows und Programme einarbeiten. Andererseits – und das ist fast noch anstrengender – geht es darum, die informellen Netzwerke im Betrieb auszuloten und sich den richtigen Personen anzuschließen.
Das ist im Büro schon schwer genug. Aber wie kann ein gutes Onboarding in Zeiten gelingen, in denen Social Distancing das oberste Gebot ist? Und wie kann die HR-Abteilung hierbei unterstützen? Das fragst Du Dich auch? Dann hast Du Glück. Denn hier kommen unsere sechs heißen Tipps für ein gelingendes Online-Onboarding.
Die Zeit, die zwischen der Vertragsunterschrift und dem Arbeitsbeginn liegt, wird als Preboarding-Phase bezeichnet. In dieser kannst Du schon einiges dafür tun, dass ein neues Talent gut in Deinem Unternehmen ankommt. Schicke ihm am besten schon den Zugang zu dem Kollaborationstool, über das er sich später mit seinem Team austauschen wird.
Wenn er will, kann er darüber schon erste Kontakte knüpfen. Lade ihm außerdem ein Info-Welcome-Package in das Tool hoch – mit Informationen über die Unternehmenskultur, die Abteilungen im Unternehmen, die Vision und Mission und alles, was in der ersten Phase noch wissenswert ist. So kann sich der neue Kollege super auf das Unternehmen vorbereiten.
Wichtig ist außerdem, dass der Newbie vor seinem eigentlichen Arbeitsantritt alles hat, was er aus technischer Sicht braucht: Einen Laptop, eine Maus, eine Tastatur, einen Monitor, alle Programme, die im Arbeitsalltag nötig sind und sämtliche Zugangsdaten. Alles sollte so eingerichtet sein, dass der neue Kollege an Tag eins direkt loslegen kann und nicht als erstes die IT kontaktieren muss.
Der erste Tag im Unternehmen ist in der Regel ganz aufs Ankommen ausgelegt. Bei einer Begrüßungsveranstaltung erfahren die Neuangestellten Wissenswertes über die Unternehmensleitlinien, die Firmenkultur, das Produktportfolio und allgemeine abteilungsübergreifende Gegebenheiten. Meist stellen Vertreter aus den einzelnen Bereichen kurz ihre Abteilung vor und es gibt einen Unternehmensrundgang.
All das lässt sich auch per Videokonferenz organisieren. Vergiss aber nicht, dass es dabei – ganauso wie vor Ort – menscheln sollte. Plane also neben Infomeetings auch Zeiten ein, in denen sich die neuen Kollegen zum virtuellen Lunch und zu Kaffee treffen.
Überrasche sie zur Mittagszeit vielleicht mit einem kleinen Menü, das ihnen der Lieferservice Deines Vertrauens bis vor die Haustür liefert. Mit dieser kleinen Überraschung ist schon für den ersten Gesprächsstoff beim gemeinsamen Mittagessen gesorgt.
Integriere Socializing-Erlebnisse wie digitale Lunches oder Kaffee-Dates auch gezielt in die weitere Onboarding-Phase. Stelle dazu Termine ein, an denen jeder teilnehmen kann, der will. Schnell wird sich daraus eine gewisse Eigendynamik entwickeln und der informelle Austausch, bei dem ja bekanntlich die besten Ideen entstehen, kommt nach und nach in den Fluss.
Natürlich sollten auch Termine für den fachlichen Austausch nicht zu kurz kommen. Regelmäßige Teammeeting und Feedback-Gespräche mit dem Chef sind schon mal ein Muss – auch im virtuellen Raum. Was vielen Neuankömmlingen on top den Start in den Tag erleichtert: Eine regelmäßige morgendliche Update-Runde von einer viertel Stunde, bei der alle kurz berichten, woran sie arbeiten, ob es Probleme gibt, oder ob von besonderen Erfolgen zu berichten ist. So hat der neue Mitarbeiter nicht das Gefühl, alleine zu starten.
Die erste Zeit im neuen Job ist klassisch geprägt von vielen Fragen. Doch nicht immer wissen Neuankömmlinge, wer der richtige Ansprechpartner ist. Das herauszufinden ist umso schwerer, wenn man die Kollegen noch nie live vor Ort gesehen hat. Ein virtueller Buddy kann hier helfen. Er ist Ansprechpartner Nummer eins für alle Fragen und beantwortet diese entweder selbst oder stellt den Kontakt zu dem Kollegen her, der verantwortlich ist. Der Buddy sollte in den ersten Wochen möglichst gut per Chat, Mail und Videokonferenz erreichbar sein.
Unser Fazit: Regelmäßige Termine zum fachlichen und informellen Austausch sind in der virtuellen Onboarding-Phase sehr wichtig. Aber natürlich solltest Du es nicht mit den Terminen auch nicht übertreiben – jeder braucht auch Zeit für Stillarbeitsphasen und muss auch mal alleine Luft holen können. Biete dem neuen Kollegen daher die informellen Meetings eher als Option an.
Als Faustregel gilt: Im Grunde sollte sich jeder sich so verhalten, wie er sich auch vor Ort verhalten würde und die Angebote wahrnehmen, auf die er Lust hat. Dann hat er auch wirklich Spaß daran und findet sich im Unternehmen ein. Beim Online-Onboarding verhält es sich wie in so vielen Fällen des täglichen Lebens – die richtige Mischung macht’s.
Was Personaler bei Homeoffice beachten sollten
Bildquelle: www.pexels.com / Ivan Samkov; www.pexels.com / Kelly Lacy; www.pexels.com / Vlada Karpovich
* Wenn wir, dem Lesefluss zuliebe, nur ein Geschlecht nennen, so möchten wir klarstellen, dass immer ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) gemeint sind.
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