Home Office: Eine Anleitung für Personaler

Was wir derzeit erleben, ist so etwas wie ein großangelegter Test für New Work: Über Nacht haben unzählige Firmen ihre Mitarbeiter ins Home Office geschickt. Zur schönen neuen Arbeitswelt 4.0 gehört Home Office wie Dick zu Doof, Winnetou zu Old Shatterhand oder Smudo zu den Fantastischen Vier. Zugegeben: Die aktuelle Situation ist für Unternehmen ein Stresstest sondergleichen. Er kann aber auch eine Chance für die Weiterentwicklung des Unternehmens bedeuten. Vorausgesetzt, diese gehen die Sache richtig an.

Vanessa Kurz
Vanessa Kurz
Als B. A. Medienmanagement und M. Sc. International Marketing Management ist Vanessa Expertin in modernen Marketing-Strategien und Zielgruppenansprache.

Bisher waren vor allem Führungskräfte im Home Office. 38-55 % der Unternehmen boten diese Option überhaupt an, Tendenz steigend, aber langsam. Meist wurde die Option trotzdem nur spartanisch genutzt. Großunternehmen boten am häufigsten Home Office, während Remote-Arbeit im Mittelstand fast undenkbar war.
Und dann: Corona.

Quellen: Linked Personnel Panel Befragung 2016 (N=206), 2017
(N=6.133); Randstad ifo Befragung Q2 2019; Bitcom Research

In der Krise liegt die Kraft … oder so ähnlich

Plötzlich war alles anders. Ja, ja, ja – Ihr habt diese Worte bestimmt schon tausendmal gelesen. Hier also zum 1001. Mal: Jede Krise birgt Chancen. Und im Falle der deutschlandweiten Home-Office-Quarantäne, in die sich zig Unternehmen verabschiedet haben, könnte sich tatsächlich in der Arbeitswelt einiges bewegen.

Arbeitgeber müssen nun wohl oder übel digitalisieren, dabei verschwinden die vorherigen Bedenken aber nicht. Personalverantwortliche fürchten…

  • keine Kontrolle mehr über ihre Mitarbeiter zu haben.
  • … dass Mitarbeiter die erhöhte Freiheit zu den eigenen Gunsten ausnutzen.
  • … dass die Team-Kommunikation auf der Strecke bleibt.
  • … dass die Arbeitsleistung sinkt.

Nun kommt das Corona-Virus und ändert schlagartig die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten können. Plötzlich geht, was vorher undenkbar war und Home Office etabliert sich als wirkungsvolles Mittel, um die Krise zu meistern. Doch zu welchem Preis?

Home Office senkt die Motivation nicht

Eine schöne Überraschung: Die Geschäfte liegen nicht brach. Im Gegenteil scheinen viele Mitarbeiter derzeit unglaublich motiviert zu sein. Alle ziehen an einem Strang, um die Wirtschaft am Laufen zu halten. Davon zeugen unzählige Home-Office-Bilder, die in den sozialen Netzwerken kursieren. Überall lachende Gesichter, die ihren Heimarbeitsplatz zeigen. Sie alle signalisieren: Es geht!

Quelle: Facebook-Account von Raven51

Personalverantwortliche könnte das zum Umdenken bewegen. Aktuell befinden sich Firmen im größten Digitalisierungs-Test der Geschichte und erleben, dass weder die Kommunikation, noch die Motivation noch die Ergebnisse leiden müssen, wenn sich Teams nicht direkt gegenüber sitzen. Gut möglich, dass so manches Unternehmen nach der Krise auch in anderen Bereichen digital aufrüstet. Oder sogar währenddessen?

Home Office: Welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen

Hindernisse der Digitalisierung der Arbeitswelt in Deutschland:

  1. Mangelnde digitale Kompetenz in HR (!!! 😰)
  2. Mangelnde digitale Kompetenz bei Führungskräften
  3. Generationsunterschiede in der Belegschaft
  4. Mangelndes Budget
  5. Mangelnde Unterstützung durch IT
  6. Fehlende digitale Infrastruktur

Quelle: (100=n: 2019; 131=n: 2016 (2019, Lörrach Württemberg-Baden
Hochschule Dualen der und group/// hkp der Studie Eine – digital drives HR: Quelle

Viele Hindernisse, die bisher gegen Home Office sprachen, werden jetzt durch den Virus endlich überwunden. HR, Führungskräfte und IT-Abteilungen müssen sich nun zwangsweise damit befassen, wie Remote-Arbeit funktionieren kann.  Die Infrastruktur dazu wird in einem einzigen beeindruckenden Kraftakt innerhalb von wenigen Tagen geschaffen! In Zeiten der Krise zeigen die deutschen Unternehmen, aus welchem Holz sie geschnitzt sind. Respekt!

Damit die Remote-Arbeit aber auch nach der ersten Euphorie weiterhin funktioniert, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein. Zum Beispiel bedarf es der richtigen Infrastruktur. Dafür reicht ein Laptop allein, mit dem Arbeitnehmer per VPN auf das Firmennetzwerk zugreifen können, nicht aus.

Es muss auch die richtige Kommunikationsbasis geschaffen werden. Nicht nur, um weiterhin Ideen auszutauschen und anstehende Entscheidungen zu treffen. Kommunikation ist auch Balsam für die Psyche. Logisch: Social Distancing führt irgendwann zu einem Gefühl der Isolation. Hier müssen Unternehmen alles daransetzen, dass sich dieses nicht allzu sehr manifestiert. Es ist der Todfeind jeder Motivation.

Die Macht von Videostreaming im Home Office

Umso wichtiger ist es, dass Teams auf virtuellem Weg eng zusammenrücken. Ein Widerspruch? Nö! Das funktioniert zum Beispiel perfekt über Videoconferencing-Systeme. Mit ihnen können bestehende Jour Fixes, Team Meetings, ja ganze Kick-Offs ins Home Office verlegt werden.

Video hat den unglaublichen Vorteil, dass es Emotionen transportiert. Man sieht, wie andere auf Ideen reagieren. Man sieht ihre Mimik, ihre Gestik, vielleicht ein Lächeln zwischendurch. Das erzeugt viel größere Nähe, als sich ausschließlich über E-Mails auszutauschen oder per Telefon.

Für den schnellen Austausch zwischendurch eignen sich auch Chattools, die für das Business-Umfeld gemacht sind. Teams, Projektgruppen wie auch einzelne Mitarbeiter haben darüber den direkten Draht zueinander. Arbeitnehmer können verschiedenste Chat-Kanäle erstellen und darin debattieren. So lassen sich offene Fragen schnell klären.

Gute Erfahrungen hatten wir bisher mit folgenden Systemen:

Home Office braucht gute Organisation

Mehr denn je ist es jetzt an den Teamleitern, Abteilungsverantwortlichen und Chefs, die Produktivität aufrechtzuerhalten.

Was abgesehen von aller Kommunikation ungemein motivierend ist: Wenn alle sehen, dass die Abarbeitung der Aufgaben konstant vorangeht. Hierfür gibt es zum Beispiel Projektmanagement-Tools, die allen Beteiligten über eine Fortschrittsanzeige demonstrieren, wie weit ein Projekt bislang gediehen ist. Sie sehen so sehr transparent, dass der Balken quasi sekündlich in Richtung Zielerreichung rückt.

Je nach Branche, Arbeitsweise und Komplexität der Aufgaben lohnen sich unterschiedliche Systeme. Wir mögen zum Beispiel: 

Den Team-Spirit aufrecht erhalten

Eine witzige Idee, um auch den informellen Austausch der Kollegen auch im Home Office am Laufen zu halten: Manche Teams verabreden sich zum gemeinsamen Lunch per Videostream. Dann löffelt man sein Süppchen eben nicht gemeinsam in der Kantine, sondern vor dem Computer. Kann auch ganz witzig sein.

Wichtig ist dabei auch, Bewusstsein für die Herausforderungen zu zeigen, vor denen viele Mitarbeiter stehen, wenn sie wie jetzt gezwungenermaßen von zu Hause arbeiten. Laut einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung fällt es  der Hälfte aller Arbeitnehmer zum Beispiel schwer, im Hom-Office Beruf und Privatleben klar zu trennen. Gerade, wenn das Home Office mit Kinderbetreuung einhergeht, ist das ein großes Problem.

Eine gut durchdachte Care-Package-E-Mail kann da viel Loyalität zum Arbeitgeber schaffen. 

  • Sage einfach mal „Danke“ für die Flexibilität und Loyalität Deiner Leute
  • Halte Deine Mitarbeiter über Optionen wie Kurzarbeit informiert
  • Informiere über Unternehmensentwicklungen
  • Gibt nützliche Tipps wie diese Liste zur Bespaßung von Kindern oder diese Kontaktdaten bei mentalen Problemen durch die Isolation
  • Biete einen Ansprechpartner bei Problemen

Die Kommunikation am Laufen halten

Stimmen die technischen Voraussetzungen für die Unternehmenskommunikation, müssen Personalverantwortliche und Führungskräfte unbedingt dafür sorgen, dass diese konsequent läuft. Dazu braucht es vor allem eines: Mit gutem Beispiel vorangehen. Dazu sollten Führungskräfte Videokonferenzen initiieren, Mitarbeiter anchatten, anmailen, anrufen und natürlich auch auf deren Nachrichten reagieren. Die Mitarbeiter werden so ermutigt, es ihnen gleichzutun – auch untereinander.

Um eine gute Kommunikation zu gewährleisten, ist es außerdem sehr wichtig, den Teammitgliedern transparent zu zeigen, ob und wie man erreichbar ist. Dazu sollte der eigene virtuelle Kalender immer up-to-date sein und für das Team zugänglich gemacht werden. Und natürlich sollte man sich auch in die Kommunikationstools einloggen. Und zwar zuverlässig dann, wenn die Regelkommunikation stattfindet.

Und die IT-Sicherheit?

Bei aller Technik, die eingesetzt wird, ist aber noch eines ganz besonders wichtig: Sie muss sicher sein.

Vorsicht also zum Beispiel bei WhatsApp! Der Messenger des amerikanischen Facebook-Konzerns verträgt sich nämlich so ganz und gar nicht mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ein Beispiel: Wer WhatsApp auf seinem Smartphone installiert, gewährt der App automatisch Zugriff auf sein komplettes Adressbuch. Somit erhält das Unternehmen auch Telefonnummern von Kontakten, die den Messenger überhaupt nicht nutzen. Was mit diesen Daten geschieht? Keiner weiß es. Und schon allein das ist ganz und gar nicht DSGVO-konform. Also unbedingt auf ein Chat-Tool zurückgreifen, das für das Business-Umfeld gemacht ist.

Immerhin werden beim Remote Working Daten via Internet ausgetauscht und können von Hackern ausgespäht werden. Hier muss gewährleistet sein, dass die Daten im Netz nur über eine gesicherte Verbindung hin- und hersausen. Auch der Ort, an dem die Informationen gehostet werden, muss den neuesten DSGVO- und IT-Security-Richtlinien genügen. Größtmögliche Sicherheit bieten Rechenzentren, die über eine ISO 27001-Zertifzierung verfügen. Alle Punkte erfüllt? Dann kann’s unbesorgt weitergehen mit dem New-Work-Experiment.

Was Personaler bei Homeoffice beachten sollten

×

Übersicht

×

Übersicht

Wir freuen uns auf Deinen Anruf! Erreichbar sind wir von Montag bis Freitag, 8.30 bis 17.00 Uhr unter:

Oder melde Dich direkt bei uns:
mail@hr-monkeys.de