Collaboration Tools:
Gemeinsam remote arbeiten

Smarte Software macht den Austausch in virtuellen Teams einfacher. Und das Beste: Viele kosten noch nicht einmal was. Wir stellen Dir ein paar Highlights vor.

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Auch wenn Unternehmen derzeit sukzessive eine gewisse Normalität zurückerobern – bis größere Teams wieder gemeinsam im Office sitzen, dauert es wohl noch eine ganze Weile. Manche Betriebe kehren daher nur halb ins Office zurück und splitten ihre Belegschaft: In der einen Woche ist die eine Hälfte vor Ort. In der anderen sind die anderen 50 Prozent an der Reihe.

Aber selbst, wer im Büro arbeitet, wird sich mit den anwesenden Kollegen weitgehend virtuell abstimmen müssen. Jedenfalls sehen offizielle Empfehlungen der Bundesregierung und des Deutschen Gewerkschaftsbundes (DGB) vor, dass Meetings auf das absolute Minimum reduziert werden sollten. Und: Schreibtische sollten so weit wie möglich voneinander weggeschoben werden.

Des Weiteren heißt es:

Möglichst kein Gang in die Kantine
Keine Treffen auf dem Flur
Kein Klatsch und Tratsch in der Kaffeeküche.

Oder alles nur mit gebührendem Abstand. Nein, wirklich vertraulich ist das alles nicht.

Nähe virtuell herstellen - geht das?

Die fehlende kommunikative Nähe lässt sich aber zumindest ein Stück weit über Collaboration Tools auffangen. Der Name sagt’s schon: Die Systeme sind darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit zu vereinfachen und Teams zumindest im virtuellen Raum enger zusammenrücken zu lassen.

Zum Beispiel, was Videokonferenzen angeht, das Projektmanagement oder die Teamarbeit. Auch für die interne Kommunikation gibt es Collaborations Tools. Wir haben uns mal ein paar genauer angeschaut…

Top Tools für Videokonferenzen

Über Google Meet lassen sich web-basierte Video- und Telefonkonferenzen organisieren - seit Mai sogar in einer Gratisversion für bis zu 100 Teilnehmer. Abrufbar ist der Dienst über den Google-Browser. Es gibt aber auch eine App fürs Smartphone.
Teams von Microsoft tritt die Nachfolge Skype for Business an und ist in die Microsoft Office 365 Suite integriert. Unternehmen, die mit dieser arbeiten, steht Teams kostenlos zur Verfügung. Bis zu 300 Teilnehmer können darüber an Einzel- und Gruppen-Videotelefonaten teilnehmen.
Jitsi Meet ist nur wenigen bekannt. Die kostenlose Software bietet aber eine Reihe interessanter Funktionen und dürfte gerade für kleinere Unternehmen spannend sein, die Geld sparen wollen. Mit einem Klick startest Du einen Videochat. Du erhältst eine URL, die du mit den anderen Teilnehmer teilst. So kannst Du auch sehr spontane Videokonferenzen organisieren. Neben dem Videochat kannst Du wie bei den Videokonferenzsystemen der großen Anbieter Deinen Bildschirm oder ein YouTube-Video teilen und das Meeting auch aufnehmen. Ein Textchat-Fenster ist ebenfalls integriert.
Zoom bezeichnet sich als einen der führenden Anbieter für Videokonferencing Tools. Es besticht durch einfache Bedienbarkeit und attraktive Funktionen for free. In der kostenlosen Version sind Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern möglich. Sie können Chatten, den Bildschirm teilen und Konferenzen aufnehmen.
WebEx kommt aus dem Hause Cisco und ist eines der ältesten Videokonferenz-Systeme. Eigentlich ist die Software mit Kosten verbunden, in der Corona-Krise bietet der Anbieter aber kostenlose Zugänge an. Was bekommen Anwender? Zeitlich unbegrenzte Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern, HD-Video-Qualität, Audio-Einwahl, einen persönlichen Konferenzraum, Bildschirmfreigabe auf Desktop- und Mobilgeräten, sowie 1GB Cloud-Speicher und Aufzeichnungen.

Top Tools für Projektmanagement

Trello ist ein Online-Kanban-Tool und in der Basisvariante kostenlos. In dem Tool lassen sich unterschiedliche Boards für verschiedene Projekte anlegen. Jedes Board lässt sich mit Spalten und Karten befüllen, die man mit weiterführenden Informationen anreichern, kommentieren, Mitarbeitern zuweisen und leicht per Drag&Drop verschieben kann. Auch Fälligkeitsdaten lassen sich für individuelle Karten oder ganze Kartensammlungen vergeben.
Asana geht in seinem Möglichkeiten über Trello hinaus. Aufgaben lassen sich in verschiedenen Ansichten verwalten: je nach Belieben als Liste, Board oder als Kalender. Außerdem lässt sich Asana in diverse Apps integrieren. Und: Es lassen sich Fortschritte über einen Fortschrittsbalken verfolgen. Über Statusaktualisierungen und Berichte bist Du ähnlich wie in Trello stets über alles informiert und kannst Probleme im besten Fall lösen, bevor sie entstehen.
Bei Monday.com lassen sich Deadlines, Zugehörigkeiten und vieles mehr visuell darstellen. Der Einstieg in das Tool gelingt schnell und einfach. User wählen einfach eine der bereits vorhandenen Projektmanagement-Vorlagen aus und passen sie individuell an. Mit Monday.com lassen sich Projektpläne nicht nur mit einem festen Team, sondern auch mit Gästen teilen.

Corporate Social Networks:
Gut für die interne Kommunikation

Was außerdem nicht unterschätzt werden sollte: Die Bedeutung der internen Kommunikation. Gerade in den jetzigen herausfordernden Zeiten ist es wichtig, dass Geschäftsleitungen alle Mitarbeiter in jederzeit gut erreichen können, um sie über wichtige Neuigkeiten zu informieren. Das geht zum Beispiel perfekt über einen Nachrichtenstream á la Facebook.

Seine Mitarbeiter konsequent auf dem Laufenden zu halten, hat einen durchaus spürbaren Employer-Branding-Effekt. Denn so fühlt sich jeder stets top integriert – egal, wo er sich gerade befindet. Das ist ein absolutes Plus für die Mitarbeiterbindung.

In anderen Fällen ist es wiederum verdammt praktisch, wenn sich Teamkollegen intern ähnlich wie in WhatsApp per Chat Informationen austauschen können. Egal, ob im Einzel- oder Gruppenchat.

All diese Funktionen vereinen so genannte Social Coroporate Networks unter einem Dach – sie können beispielsweise als App auf dem Mitarbeitersmartphone installiert werden oder als Webversion über den Laptop abgerufen werden.

Beispiele dafür sind:

Connect
Yammer

Die Vorteile:

Die Tools vereinen das Beste aus den sozialen Netzwerken, die Mitarbeiter auch privat nutzen.
Ihr Design ist an diese angelehnt, was die Akzeptanz der Mitarbeiter erhöht – niemand muss sich groß einarbeiten, sondern kann direkt und unkompliziert loslegen.

Vorsicht vor Tools, die für den privanten Gebrauch gedacht sind!

Du fragst Dich jetzt bestimmt: “Warum nicht einfach direkt WhatsApp und Co nutzen?” Vorsicht: WhatsApp und Facebook wurden ausdrücklich für den privaten Gebrauch entwickelt. Wer sie im Business-Umfeld benutzt, verstößt gegen die AGB des gemeinsamen Mutterkonzerns. Noch schlimmer ist allerdings: Auch Datenschutzverstöße sind inklusive.

Denn WhatsApp und Facebook hosten ihre Daten auf amerikanischen Servern, die nicht die Richtlinien der europäischen Datenschutzgrundverordnung erfüllen. Und auch das Geschäftsgebahren der Netzwerke ist nicht DSGVO-verträglich. Mit der Zustimmung in die AGB willigst Du nämlich ein, dass der gemeinsame Mutterkonzern Deine Daten jederzeit mit Partnerunternehmen teilen kann. Das kann im Geschäftsumfeld schnell kritisch werden. Dann geht die Kollaboration nach hinten los. Das braucht wirklich keiner.

Was zu beachten ist, wenn nicht alle Mitarbeiter am selben Ort sind

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Collaboration Tools: Gemeinsam remote arbeiten

Nähe virtuell herstellen - geht das?

Top Tools für Videokonferenzen

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