Bewerbermanagementsystem: Corona als Recruiting-Katalysator

Die letzten Wochen haben in der Personalbeschaffung einiges durcheinander gewirbelt. Zum Beispiel hat sich der Arbeitsmarkt in Rekordzeit gedreht. Unternehmen, die gerade auf der Suche nach Fachkräften sind, freut’s. Sie können die Gunst der Stunde nutzen, um verfügbar gewordene High Potentials für sich zu gewinnen. Hier liegt der Griff zu einem Bewerbermanagementsystem nahe. Aber wie funktioniert so ein Tool überhaupt? Wir sagen’s Dir. 

Matthias Schröder
Matthias Schröder
Unser CEO Matthias bewegt sich seit 20 Jahren in der HR-Branche. Er ist Vollblut-Innovator und durch seine internationalen Beziehungen treibende Kraft für Neuerungen im deutschen Recruiting.

Es gibt wieder mehr Fachkräfte

Stabil, stabiler am stabilsten… ungefähr so lässt sich die Lage in Worte fassen, die den Arbeitsmarkt in den letzten Jahren geprägt hat. Eigentlich war es immer das gleiche: Arbeitgeber suchten händeringend nach Talenten und Talente hatten die freie Wahl. Nun hat ein winziger Virus Bewegung in die Sache gebracht und den Arbeitsmarkt von einem Tag auf den anderen auf links gedreht: So mancher Arbeitgeber musste sich wegen einer wirtschaftlichen Schieflage von Mitarbeitern trennen und dem Markt stehen wieder mehr Fachkräfte zur Verfügung.

Bevor Du Dich als Recruiter aber jetzt in Goldgräberstimmung wähnst – wahrscheinlich ist das nur für eine begrenzte Zeit so. Denn auch wenn kurzfristig durch Corona mehr Arbeitnehmer auf den Jobmarkt gespült wurden, heißt das nicht, dass das immer so bleibt. Jetzt, da sich die Wirtschaft langsam wieder erholt, stellen wir bereits fest, dass die besonders heiß begehrten High Potentials sehr schnell wieder von Markt sind.

Bewerbermanagementsystem: Effizientes, zielgerichtetes Recruiting

Was heißt das für Dich als Talentsucher? Ganz einfach: Wenn Du jetzt den Perfect Match für Dich ausfindig machen willst, musst Du fix sein. Mit einem Bewerbermanagementsystem geht im Recruiting vieles effizienter, zielgerichteter, zugespitzter und irgendwie auch gewitzter. Denn mit Applicant Tracking-Systemen (ATS), wie die Tools auch genannt werden, kannst Du zum Beispiel Recruiting-Kanäle anzapfen, auf denen sich nicht schon die ganzen anderen Wettbewerber tummeln. (Hehe.)

Stattdessen siehst Du Dich ganz entspannt in Bereichen nach Talenten um, die nicht „überfischt“ sind. Im privaten Netzwerk Deiner Kollegen zum Beispiel. In einem ATS heißt die entsprechende Funktion „Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm“. Das Ganze funktioniert wie folgt: Dein ATS informiert Deine Mitarbeiter, sobald Du eine Stelle ausschreibst. Dafür aktivierst Du im Backend Deines Bewerbermanagementsystems einfach ein Häkchen und schon erhalten Deine Kollegen die Stellenausschreibung per E-Mail. Über einen Teilen-Button können sie das Jobinserat nun ganz leicht  ihrem Bekannten- und Freundeskreis zuspielen – per Mail, per WhatsApp oder auch auf Sozialen Netzwerken. Als kleines Motivationszuckerl und als Dank für den Recruiting-Support winkt bei einer erfolgreichen Stellenbesetzung ein Bonus.

Exkurs: Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm – Wirkung wissenschaftlich belegt

Dass Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme funktionieren, ist sogar wissenschaftlich belegt. Wissenschaftler haben herausgefunden, dass der Grund für Mitarbeiter, einen Kandidaten für eine offene Stelle vorzuschlagen, weniger darin besteht, selbst einen Vorteil zu bekommen. 

Vielmehr empfehlen Mitarbeiter Personen aus ihrem Bekanntenkreis vor allem deshalb für eine offene Stelle, um dem Bekannten und dem eigenen Arbeitgeber einen Vorteil zu ermöglichen. Nur jeder Vierte schlägt einen Kandidaten vor, damit er selbst einen Vorteil hat.

Mitarbeiterempfehlungen bringen Vorteile für Unternehmen, Mitarbeiter und Kandidaten mit sich. So sind Mitarbeiter, die über persönliche Empfehlungen als Kandidat vorgeschlagen und eingestellt wurden, loyaler und passen oft besser zur Kultur des Unternehmens. (Quelle Recruiting Trends 2020, Uni Bamberg)

Active Sourcing mit einem Bewerbermanagementsystem

So ein Bewerbermanagementsystem kann aber natürlich noch mehr. Es unterstützen Dich zum Beispiel beim Active Sourcing im WWW. Das ist gerade jetzt praktisch, da je eine Direktansprache auf Bewerberkongressen oder Firmenevents bis auf weiteres flachfällt. Keiner weiß, wann Präsenzveranstaltungen wieder stattfinden.

Mit einem Bewerbermanagementsystem weichst Du einfach aufs Netz aus. Hierfür gibt es so genannte Sourcing-Tools, in denen Du die Skills definierst, nach denen Du suchst. Ein Klick und das Tool durchkämmt das Netz nach passenden Kandidaten. Binnen Sekunden bekommst Du ein Kandidatenranking mit allen wissenswerten Informationen über die einzelnen Talente inklusive ihrer Kontaktdaten. Jetzt musst Du Deine Wunschkandidaten nur noch ansprechen. 

Was Du Dir überlegen solltest, bevor Du Dein BMS auswählst

Oft wirken Systeme erst einmal toll, nach dem Kauf sind dann aber leider oft böse Überraschungen an der Tagesordnung. Wir finden: Better safe than sorry.

Talent Pool – die Geheimwaffe
für Kandidatenbindung

Und selbst, wenn es nicht auf Anhieb mit einem angesprochenen Talent klappt – vielleicht kommt Ihr ja zu einem späteren Zeitpunkt auf einen gemeinsamen Nenner? Um weiterhin in Kontakt zu bleiben, kannst Du den Kandidaten in Deinen Talent Pool aufnehmen, falls er das möchte. Und ja, auch den kannst Du über Dein Bewerbermanagementsystem steuern. 

Über den Talent Pool kannst Du mit hochkarätigen Talenten in Verbindung bleiben und sie so langfristig an Dein Unternehmen binden. Etwa, indem Du sie via E‑Mail über Neuigkeiten informierst oder sie zu spannenden Events und Firmenveranstaltungen einlädst. Das schafft Nähe und Bindung. Hast Du dann mal wieder eine offene Stelle für einen Kandidaten in petto, die für diesen interessant sein könnte, kannst Du ihn direkt darauf aufmerksam machen. Vielleicht macht es ja dieses Mal zoom.  

Technik für Videointerviews inbegriffen

Die Corona-Krise hat aber noch in weiteren Recruiting-Bereichen den Bedarf an funktionierenden digitalen Tools erhöht. Die Blitzumfrage des Instituts for Competetive Recruiting (ICR) „Recruiting in Zeiten von Corona“ zeigte schon zu einem frühen Zeitpunkt des Pandemiegeschehens, dass sich Corona zu einem regelrechten Katalysator für die Digitalisierung des Recruitings entwickeln würde. Zwei Drittel der vom ICR befragten Unternehmen wollten vor allem stärker in Technik für Videointerviews investieren.

Auch hier bist Du mit einem ATS gut aufgestellt. Manche Bewerbermanagement-Systeme verfügen über eine integrierte Video-Funktion. Videointerviews können in einem Bewerbermanagement-System nicht nur live, sondern auch zeitversetzt geführt werden. Bedeutet: Das Recruiting-Team nimmt seine Fragen auf und schickt diese Videosnippets an den Bewerber weiter. Der Bewerber zeichnet seinerseits Antworten auf und schickt diese an das Recruiting-Team. Das kann nützlich sein, wenn sich Kandidaten in einer anderen Zeitzone aufhalten. So kann man sich persönlich kennenlernen und keiner muss zu einem unmenschlichen Zeitpunkt an einer Konferenzschaltung teilnehmen.

Der Digitalisierungsbestellzettel
vieler Recruiter ist lang

Doch Videotechnik ist nicht das einzige, was jetzt auf dem Digitalisierungsbestellzettel vieler Recruiter ganz oben steht. Es müssen auch Funktionen her, die dezentrales Arbeiten innerhalb des Recruiting-Teams unterstützen. Immerhin dürften wir alle noch eine Weile im Home-Office arbeiten.

Auch hier hierfür liefert ein Bewerbermanagementsystem Lösungen. Recruiting-Teams können darin zum Beispiel gemeinsam Stellenanzeigen erstellen und sie bearbeiten. Sind diese fertig, lassen sie sich über eine Schnittstelle direkt auf der eigenen Karriereseite und auf verschiedenen Jobbörsen per Multiposting schalten.

Abstimmung im Recruiting-Team

Im nächsten Schritt lassen sich eingehende Bewerbungen per Matching-Algorithmus automatisch auf ihren Übereinstimmungsgrad mit einer Vakanz überprüfen, was die Vorselektion enorm erleichtert. Auch die Abstimmung im Recruiting-Team kann direkt im System abgewickelt werden. Alle Beteiligten können sich über Talente im Chat austauschen oder diese in einer Scorecard mit Sternchen bewerten. Das macht Meetings und lange Absprachen überflüssig. Und: Es verhindert chronisch verstopfte E-Mail-Eingänge. 

Ist die Entscheidung für oder gegen ein Talent gefallen, kannst Du auch auch Ab- und Zusagen über das System versenden. Dafür findest Du im Tool verschiedene Nachrichten-Vorlagen, die Du individuell auf einen Bewerber anpassen kannst. Hinzu kommt: Bewerberdaten sowie die Kommunikation mit und über ein Talent werden bei einem durchdachten ATS automatisch nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gelöscht – damit wäre auch dem Datenschutz genüge getan. Ach ja, Bewerbermanagementsystem gut, alles gut. Oder wie siehst Du das? 

Du hast Fragen, wie Du Dein Recruiting zeitgemäß digitalisieren kannst? Wir helfen Dir weiter. Nachricht genügt und wir beantworten Deine Fragen. 

40 Fragen, die Du stellen solltest, bevor Du ein BMS aussuchst

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