Gesetzliche Regelungen zu Arbeitsplatzgestaltung
Der Arbeitsplatz ist ein zentraler Ort im Leben vieler Menschen. Er beeinflusst nicht nur die Leistung, sondern auch die Gesundheit, das Wohlbefinden und die Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeitenden. Deshalb regeln verschiedene gesetzliche Grundlagen und Normen, wie Arbeitsplätze gestaltet sein müssen. Dazu zählen u. a. das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), die Unfallverhütungsvorschriften (UVV) sowie internationale Normen wie die DIN EN ISO 26800:2022.
Hinter all dem Regelgedöns steht die klare Erkenntnis: Nur wer unter sicheren, gesunden und ergonomischen Bedingungen arbeitet, kann dauerhaft leistungsfähig, motiviert und gesund bleiben. Daher verfolgen die genannten Gesetze und Vorschriften ein gemeinsames Ziel:
- Menschen vor körperlicher und psychischer Überlastung zu schützen.
- Gefahren frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
- Und: Einen fairen, mitbestimmten Rahmen für die Arbeitsplatzgestaltung zu schaffen.
Im Detail bedeutet das:
- Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) verpflichtet Unternehmen, die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen zu wahren – etwa bei neuen Arbeitsmitteln oder Raumkonzepten.
- Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) legt den Rahmen für Maßnahmen zum Gesundheitsschutz fest – z. B. ergonomische Arbeitsplätze, Luftqualität, Lichtverhältnisse und Lärmschutz.
- Unfallverhütungsvorschriften (UVV) der Berufsgenossenschaften konkretisieren Pflichten zur Vermeidung von Arbeitsunfällen und Gesundheitsgefahren.
- Internationale Normen wie DIN EN ISO 26800:2022 setzen einen übergreifenden Standard für ergonomische Prinzipien – gerade bei der Einführung neuer Technologien und hybrider Arbeitsformen.
Gestaltungsfaktoren für einen menschengerechten Arbeitsplatz
Puh – ganz schön viele Vorschriften, oder? Aber mal ehrlich: Deine Mitarbeitenden liegen Dir am Herzen. Deshalb lohnt es sich, nicht nur die gesetzlichen Vorgaben abzuhaken, sondern weiterzudenken. Ein optimaler Arbeitsplatz stellt Deine Mitarbeitenden mit all ihren Bedürfnissen, Fähigkeiten und Grenzen in den Mittelpunkt.
Das Ziel: Gesundheit erhalten, Motivation fördern und ein Umfeld schaffen, in dem sich Dein Team langfristig wohlfühlt. Entscheidend sind dabei drei Bereiche: eine gute ergonomische, organisatorische und technologische Gestaltung.
Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung –
Gesundheit erhalten, Belastungen vermeiden
Ergonomie bedeutet: Arbeitsbedingungen so gestalten, dass sie zu Deinen Mitarbeiter*innen passen und nicht umgekehrt. Dabei geht es um die optimale Anpassung von Arbeitsmitteln, Arbeitsumfeld und Abläufen an die körperlichen und mentalen Bedürfnisse Deiner Mitarbeitenden. Ziel ist es, Belastungen zu vermeiden und die Leistungsfähigkeit zu fördern.
Klingt so weit so gut, aber warum aber ist Ergonomie am Arbeitsplatz wichtig? Ganz einfach: Ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz beugt Beschwerden wie Rückenschmerzen, Verspannungen oder Erschöpfung vor und reduziert so krankheitsbedingte Ausfälle. Gleichzeitig steigert er Komfort, Konzentration und Motivation. Naja, und das sorgt wiederum für bessere Arbeitsergebnisse.
Organisatorische Arbeitsplatzgestaltung –
Struktur, Zeit und Abläufe im Blick
Ein durchdacht organisierter Arbeitsplatz ist die Grundlage für effizientes Arbeiten – ohne Hektik, Stress oder ständiges Improvisieren. Klare Strukturen, definierte Prozesse und ein gut geplanter Arbeitszeitrahmen helfen Deinen Mitarbeitenden, sich besser zu orientieren, Prioritäten zu setzen und ihre Aufgaben konzentriert zu erledigen.
Dazu gehören u. a.:
- sinnvolle Arbeitszeitmodelle (z. B. Gleitzeit oder Homeoffice-Regelungen)
- transparente Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
- klare Abläufe und Kommunikation im Team
- Pausenregelungen, die wirklich zur Erholung beitragen
Ein gut organisierter Arbeitsplatz entlastet mental und schafft Zeit für das, was wirklich zählt: produktives Arbeiten.
Technologische Arbeitsplatzgestaltung –
Mensch und Technik im Einklang
Und last but not least: Moderne Technik kann die Arbeit enorm erleichtern aber nur, wenn sie intuitiv, zuverlässig und sinnvoll eingesetzt wird. Bei der technologischen Gestaltung solltest Du Geräte, Software und Systeme so auswählen und integrieren, dass sie die Arbeit Deiner Mitarbeitenden unterstützen und nicht unnötig verkomplizieren.
Wichtig ist dabei: Technik muss den Menschen dienen und nicht umgekehrt. Das bedeutet:
- Geräte sollten ergonomisch bedienbar und individuell einstellbar sein
- Software muss logisch aufgebaut und möglichst selbsterklärend sein
- Automatisierungen sollten Arbeit abnehmen, nicht neue Hürden schaffen
- Schulungen und Support müssen Standard sein
Warum sich bedürfnisorientierte Arbeitsplatzgestaltung wirklich lohnt
Du fragst Dich vielleicht: Klingt ja nett, aber lohnt sich der Aufwand wirklich? Verständlich, schließlich musst Du Deine Ressourcen im Blick behalten. Die gute Nachricht: Eine durchdachte Arbeitsplatzgestaltung ist weit mehr als nur Pflicht. Sie ist ein strategisches Tool, mit dem Du Effizienz steigerst, Zufriedenheit förderst und langfristig erfolgreicher wirst.
Eine Umgebung, die sich an den echten Bedürfnissen Deiner Mitarbeitenden orientiert, zahlt sich aus. Wie genau? Zeigen wir Dir jetzt.
#1 Kosten langfristig senken
Was auf den ersten Blick nach einer riesen Investition aussieht, zahlt sich auf lange Sicht mehrfach aus. Denn ein gut gestalteter Arbeitsplatz wirkt präventiv: weniger Fehlzeiten, weniger Krankmeldungen, weniger Fluktuation. Rückenschmerzen, Augenprobleme, Stress, viele dieser häufigen Beschwerden lassen sich durch eine bessere Arbeitsplatzgestaltung vermeiden. Und das bedeutet: weniger Ausgaben für Krankheitsvertretungen, geringere Produktivitätsverluste und eine höhere Planungssicherheit für Dich als Arbeitgeber. Kurz gesagt: Bedürfnisorientierung ist nicht teuer, sondern wirtschaftlich sinnvoll.
#2 Wettbewerbsfähigkeit sichern
Der Fachkräftemangel ist real und der „War for Talents“ längst Alltag. Wer heute als Arbeitgeber bestehen will, muss mehr bieten als Gehalt und Urlaubstage. Mit einem modernen, ergonomisch gestalteten und flexiblen Arbeitsplatz zeigst Du: Hier zählt der Mensch.
Das zahlt direkt auf Deine Arbeitgebermarke ein. Denn Du machst sichtbar, dass Dir das Wohlbefinden Deiner Mitarbeitenden wichtig ist und genau das unterscheidet Dich von der Konkurrenz. Ein starker Auftritt als attraktiver Arbeitgeber sichert Dir nicht nur Anerkennung, sondern auch langfristige Sichtbarkeit und Vertrauen am Markt.
Arbeitsplatzgestaltung – ein echter Benefit für Dein Recruiting
Ein moderner Arbeitsplatz kann der entscheidende Pluspunkt sein, der Bewerbende überzeugt. Denn wer heute eine neue Stelle sucht, achtet genau darauf, wie und wo gearbeitet wird nicht nur wofür.
Mit ergonomischer Ausstattung, flexiblen Arbeitsmodellen oder Rückzugsorten für konzentriertes Arbeiten zeigst Du, dass Du die Bedürfnisse Deiner Mitarbeitenden ernst nimmst. Das hinterlässt noch vor dem ersten Arbeitstag Eindruck. Denn eine attraktive Arbeitsumgebung sendet ein klares Signal: Hier wird nicht nur gearbeitet, hier wird mitgedacht. Und genau das macht den Unterschied im Recruiting.
Tipps für eine optimale Arbeitsplatzgestaltung
Du siehst also: Die Gestaltung des Arbeitsplatzes ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Dich als Arbeitgeber. Aber keine Sorge, wir lassen Dich mit dieser Erkenntnis nicht allein im kalten Wasser stehen. Stattdessen geben wir Dir praxisnahe Tipps an die Hand, mit denen Du all das Schritt für Schritt in die Tat umsetzen kannst.
#1 Klima am Arbeitsplatz
Das Klima am Arbeitsplatz trägt zur Leistungsfähigkeit und das Wohlbefinden Deiner Mitarbeitenden bei. Sorge für eine optimale Temperatur. Diese liegt zwischen 20 und 22°C und achte auf eine Luftfeuchtigkeit, die zwischen 40 und 60 % liegt, um Haut und Schleimhäute zu schützen.
# 2 Beleuchtung
Eine gute Beleuchtung erhöht die Sicherheit, unterstützt die Sehleistung Deiner Mitarbeitenden und steigert ihr Wohlbefinden. Je besser das Licht, desto konzentrierter und aufmerksamer kann Dein Team arbeiten.
# 3 Farbliche Gestaltung
Auch die farbliche Gestaltung eines Arbeitsplatzes hat einen großen Einfluss darauf, wie motiviert Deine Mitarbeitenden bei der Arbeit sind. Hier eine Orientierungshilfe:
- Helle Farben:
Helle Farben machen einen Raum optisch größer und sorgen für mehr Licht. - Matte Oberflächen:
Sorge für matte Oberflächen, da glänzende Flächen durch ihre Reflexion die Augen Deiner Mitarbeitenden stören können und diese so von der Arbeit ablenken. - Vermeide Ablenkung:
Achte darauf, dass keine knalligen Farben bei der Raumgestaltung verwendet werden, da diese Deine Mitarbeitenden beunruhigen und ablenken können. - Wichtige Bedienelemente farbig hervorheben:
Du sollest wichtige Bedienelemente, wie Knöpfe oder Hebel durch Farben hervorheben, da sie so besser von deinen Mitarbeitenden erfasst werden können.
# 4 Tisch und Stuhl
Auch die richtigen Tische und Stühle machen einen deutlichen Unterschied. Dabei sollte der Tisch Maße von mindestens 80x160cm haben. Außerdem sollte dieser höhenverstellbar sein, um deinen Mitarbeitenden das Arbeiten im Stehen zu ermöglichen. Die Stühle sollten besonders schonend für den Rücken sein und dabei helfen, die Wirbelsäule zu entlasten
# 5 Ruhe
Lärm ist mehr als nur störend, er kann die Gesundheit gefährden und in Bereichen wie Produktion oder Bau die Unfallgefahr deutlich erhöhen. Doch auch im Büro beeinträchtigen bereits geringe Geräuschpegel die Konzentration und Leistungsfähigkeit. Deshalb solltest Du besonders auf eine ruhige Arbeitsumgebung achten. Setze gezielt schalldämpfende Materialien, oder geräuschreduzierende Kopfhörer ein, um Deine Mitarbeitenden bestmöglich zu unterstützen.
Nutze die 5S-Methode für Dich
Die 5S-Methode stammt ursprünglich aus Japan. Im deutschsprachigen Raum ist sie als 5A-Methode bekannt. Ziel ist es, die Arbeitsgestaltung zu optimieren, indem alles entfernt wird, was Deine Mitarbeitenden von ihrer Konzentration bei der Arbeit ablenkt.
Dabei solltest Du auf folgende fünf Punkte besonders achten:
#1 Aussortieren
Sortiere alles aus, was für den Arbeitsvorgang unrelevant ist, damit Deine Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz leichter erfassen können.
#2 Aufräumen
Überlege welche Arbeitsmittel wann, in welcher Reihenfolge und wie oft gebraucht werden und ordne sie systematisch an.
Dabei geht es für Dich als Arbeitgeber nicht nur darum, den Arbeitsplatz sauber zu halten. Viel wichtiger ist es, mögliche Mängel frühzeitig zu erkennen und sie schnell und gezielt zu beheben. Denn nur ein gepflegter und funktionierender Arbeitsplatz schafft die Basis für konzentriertes und effizientes Arbeiten.
#3 Arbeitsplatz säubern
Dabei geht es nicht nur darum, den Arbeitsplatz sauber zu halten. Viel wichtiger ist es, mögliche Mängel frühzeitig zu erkennen und sie schnell und gezielt zu beheben. Denn nur ein gepflegter und funktionierender Arbeitsplatz schafft die Basis für konzentriertes und effizientes Arbeiten.
#4 Anordnung standardisieren
Wenn Du Deine Mitarbeitenden flexibel an verschiedenen Arbeitsplätzen einsetzen möchtest, hilft eine einheitliche Struktur. Mit Checklisten stellst Du sicher, dass jeder Arbeitsplatz gleich aufgebaut ist – das spart Einarbeitungszeit und vermeidet Missverständnisse. Allerdings solltest Du dabei nicht vergessen: Standardisierung bringt zwar Effizienz, kann aber auch dazu führen, dass individuelle Bedürfnisse zu kurz kommen. Achte deshalb darauf, trotz klarer Vorgaben genug Raum für persönliche Arbeitsweisen zu lassen.
#5 Alle Punkte einhalten und optimieren
Sorge dafür, dass alle Punkte eingehalten werden. Nur dann kann diese Methode, wie sie vorgesehen ist, funktionieren.
Individualität zählt –
auch am Arbeitsplatz
Das waren unsere Tipps – aber bevor Du direkt loslegst, noch ein wichtiger Hinweis: So vielfältig wie Dein Team ist, so individuell sollten auch die Arbeitsplätze gestaltet sein. Denn nicht alle arbeiten gleich: Die einen brauchen Ruhe, die anderen den Austausch. Manche sitzen gern, andere arbeiten lieber im Stehen.
Wenn Du diese Unterschiede berücksichtigst und auf persönliche Bedürfnisse eingehst, stärkst Du nicht nur Gesundheit und Wohlbefinden, Du förderst auch Motivation, Engagement und die langfristige Bindung an Dein Unternehmen.
Fazit: Arbeitsplatzgestaltung als Wettbewerbsvorteil im Recruiting
In Zeiten von Fachkräftemangel und demografischem Wandel zählt jedes überzeugende Argument im Recruiting – und ein gut gestalteter Arbeitsplatz ist eines der stärksten.
Denn Bewerber*innen achten längst nicht mehr nur auf Gehalt und Titel. Sie wollen wissen:
- Wie fühlt sich der Arbeitsalltag an?
- Werde ich wertgeschätzt – auch in meinem Umfeld?
- Gibt es Räume für Konzentration, Austausch und Wohlbefinden?
Ein moderner, gesunder und funktionaler Arbeitsplatz signalisiert genau das:
- Wir kümmern uns um unsere Mitarbeitenden.
- Wir investieren in Qualität, nicht in kosmetische Lösungen.
- Wir nehmen Gesundheit, Ergonomie und psychisches Wohlbefinden ernst.
Und das wirkt: Studien zeigen, dass ein attraktives Arbeitsumfeld die Zufriedenheit, Produktivität und Loyalität messbar erhöht – und gleichzeitig ein starker Magnet für qualifizierte Talente ist. Gerade in hybriden oder flexiblen Arbeitsmodellen wird die Qualität der Präsenzarbeitsplätze zum entscheidenden Differenzierungsmerkmal.
und extern im Wettbewerb um die besten Köpfe.
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