Definition und Erläuterung: Was ist ein Bewerbermanagementsystem?
Was sind die Funktionen eines Bewerbermanagementsystems?
Ein BMS nimmt Dir eine ganze Menge Orga-Kram ab – damit Du Dich auf die Bewerber*innen konzentrieren kannst. Das können die meisten Bewerbermanagement Softwares:
- Jobs posten leicht gemacht: Schnell eine Stelle erstellen und mit ein paar Klicks überall veröffentlichen – auf der Karriereseite, Jobportalen oder Social Media.
- Alle Bewerbungen an einem Ort: Kein E-Mail-Chaos mehr – alle Unterlagen landen übersichtlich im System.
- Automatisch antworten: Eingangsbestätigung, Einladung oder Absage? Geht automatisch raus, spart Zeit, ist schnell, wirkt professionell.
- Bewerber*innen vergleichen & kommentieren: Wer passt am besten? Mit Notizen, Bewertungen und Matching-Technologien behältst Du den Überblick.
- Termine organisieren ohne Hin und Her: Vorstellungsgespräche planen, Einladungen verschicken, Kalender synchronisieren – alles super easy.
- Im Team entscheiden: Fachabteilungen können mit ins BMS reinschauen, Feedback geben und gemeinsam Entscheidungen fällen.
- Zahlen & Auswertungen: Wie viele Bewerbungen gibt’s? Wie lange dauert’s bis zur Einstellung? Das System zeigt Dir ein BMS auf Knopfdruck.
Bewerbermanagementsystem und Datenschutz
Ein entscheidendes “Pfund” von Bewerbermanagement-Tools: Sie arbeiten DSGVO-konform. Sie können Dich im Recruiting-Alltag ganz schön entspannt durch das Verordnungs-Dickicht führen. Statt Bewerberdaten per E-Mail hin und her zu schicken oder in ungesicherten Ordnern abzulegen, landen alle Infos zentral und sicher im System. Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur die Personen im Unternehmen auf sensible Daten zugreifen können, die es wirklich dürfen.
Auch das Thema Einwilligung ist geregelt: Das System kann automatisiert abfragen, ob die Bewerber*innen z. B. im Talentpool bleiben möchten. Besonders praktisch: Nach einer Absage erinnert Dich das Tool an Löschfristen oder löscht die Daten sogar automatisch. So bleibst Du rechtlich auf der sicheren Seite, ohne alles manuell im Blick haben zu müssen – und wirkst dabei auch noch professionell gegenüber Deinen Bewerber*innen.
Was sind die Vorteile eines Bewerbermanagementsystems?
1. Zeitersparnis
Mit einem BMS laufen viele Dinge automatisch – zum Beispiel Eingangsbestätigungen, Absagen oder Terminvereinbarungen. Statt alles manuell zu erledigen, kannst Du Dich auf das Wesentliche konzentrieren: die passenden Mitarbeiter*innen finden. Weniger E-Mails, weniger Abstimmungschaos, mehr Zeit fürs echte Recruiting.
2. Verbesserte Candidate Experience
Eine gute Bewerbermanagement–Software sorgt dafür, dass Kandidat*innen schnell Rückmeldung bekommen, sich gut informiert fühlen und professionell behandelt werden. Niemand mag’s, wochenlang nichts zu hören oder im Bewerbungs-Nirwana zu landen. Eine klare Kommunikation und ein gelungener Ablauf des Bewerbungsprozesses machen Eindruck.
3. Effizientere Personalauswahl
4. Reduzierte Kosten
Weniger Zeitaufwand, kürzere Besetzungszeiten und effizientere Prozesse bedeuten am Ende: geringere Kosten. Ob durch weniger externe Dienstleister, weniger Streuverluste beim Posten von Stellenanzeigen oder weniger Fluktuation – ein gutes BMS macht sich schnell bezahlt. Schone Dein Recruiting-Budget.
5. Verbesserte Datenbasis
Lohnt sich ein Bewerbermanagementsystem?
Welche Kosten fallen bei einem Bewerbermanagementsystem an?
Kostenloses Bewerbermanagement Tool
Wenn Du nach einem kostenlosen BMS suchst, gibt’s tatsächlich ein paar gute Optionen. Das Problem: Viele kostenlose Bewerbermanagement Softwares bieten nur das Nötigste – also eher Basisfunktionen. Aber es gibt auch Ausnahmen, zum Beispiel recruware. Das System bietet neben den Standard-Sachen Funktionen, die andere kostenlose Bewerbermanagement Tools nicht so richtig draufhaben. Es kann sich tatsächlich mit kostenpflichtigen Tools messen.
Basisfunktionen, die Du bekommst:
- Automatische Nachrichten an Bewerber*innen
- Deinen Talentpool easy aufbauen
- DSGVO? Klar, alles sicher geregelt!
- Tool einfach in die Karriereseite einbinden
- Individuelle Interview-Leitfäden erstellen
- Hilfe bei der Interviewplanung
- Immer im Blick, wo das Talent gerade im Prozess steckt
Und das sind ein paar Extras, die das Tool on top bietet:
- So viele Nutzer*innen, wie Du willst
- Unbegrenzt viele Stellenanzeigen veröffentlichen
- Deine Jobs auf über 40 kostenlosen Jobbörsen schalten
- Detaillierte Statistiken zu Deinen Stellenanzeigen
- Bewerberdaten exportieren
- Individuelle Screening-Fragen anlegen
Ein Bewerbermanagement Tool ist eine super Sache! Und: Du kannst es um weitere Tools ergänzen, die Dein Recruiting nach vorne bringen – z. B. in den sozialen Netzwerken. In unserem kostenlosen Info-PDF stellen wir Dir vier Top-Tools im Schnelldurchlauf vor. Jetzt downloaden!
Diese Artikel könnten Dich auch interessieren:
Online-Recruiting: Diese Tipps & Tools sorgen für einen Boost
Mitarbeiterbindung in der hybriden Arbeitswelt: 5 ultimative Tipps
