Key Performance Indicators für Recruiter: Diese Kennzahlen musst Du kennen!

Um Dir einen Überblick über die gesamten Rekrutierungskosten zu schaffen, kumulierst Du alle Kostenpositionen, die mit der Rekrutierung in Verbindung stehen. Dazu gehören unter anderem die Kosten aller Software-Systeme, die in der HR-Abteilung genutzt werden, aber auch die Arbeitszeit, die zum Beispiel für die Sichtung von Bewerbungen angefallen ist.

Gerade diese Kennzahl ist die, für die sich Recruiter und HR-Abteilungen oft vor dem Gesamtunternehmen „rechtfertigen“ müssen. Wir empfehlen, diese Kosten sehr genau aufzuschlüsseln und nachvollziehbar zu machen. Notiere auch die „Gegenwerte“ so gut Du kannst – z. B. Kosten für Bewerbermanagementsystem UND dadurch eingesparte Zeit. Hier die wichtigsten Kennzahlen, um Recruiting möglichst messbar zu machen:

Cost of Vacancy: Eine nicht besetzte Stelle verursacht Kosten. Tendenziell lässt sich sagen: Je höher eine vakante Position hierarchisch ist, desto höhere Vakanz-Kosten fallen an. Einen zusätzlichen Faktor stellt die Relevanz der Position für das Unternehmen dar. Ist eine Kernstelle nicht besetzt, entstehen hohe Kosten für das Unternehmen, was Handlungs­druck verursachen kann. Versuche offene Positionen zügig zu besetzen, mache aber keine zu großen Kompromisse, da eine Fehlentscheidung noch teurer werden kann. Im Zweifel kann auch mit Interim-Besetzungen von intern oder extern gearbeitet werden, bis Du die richtige Person für den Job findest.

Channel Effectiveness: Wer auf verschiedenen Wegen ausschreibt, sollte diesen KPI unbedingt auswerten. Wie viel Prozent der eingehenden Bewerbungen kamen von welchem Kanal? Und um noch genauer zu werden? Wie viele Interviews und Einstellungen wurden daraus? Oft lässt sich hier ein Trend feststellen, sodass zukünftig besonders erfolgreiche Recruiting-Kanäle mit mehr Budget bespielt werden können, während andere Kanäle aussortiert oder reduziert werden.

Time to Interview: Das ist die Dauer von der ersten Veröffentlichung einer Stellenausschreibung bis zum Führen von Vorstellungsgesprächen. Gerade interessante Kandidaten bekommen viele Einladungen und bevorzugen oft die Unternehmen, die sie nicht lange warten lassen. Sichte also die eingegangenen Bewerbungen zügig und versuche zeitnah Termine mit vielversprechenden Kandidaten auszumachen. 

Quote der Angebots-Annahmen: Mithilfe dieser Kennzahl kannst Du eine Aussage darüber treffen, wie viele Kandidaten, denen eine Stelle angeboten wurde, diese auch angenommen haben. Gleichzeitig hast Du den Vergleich, wie viele das Angebot abgelehnt haben. Achte darauf, dass die Quote der Annahmen höher ist als die Quote der Ablehnungen. Ist das Verhältnis umgekehrt, solltest Du Dich intensiver mit Employer Branding beschäftigen, um Dein Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver zu machen.

Time to Hire: Wie lange braucht ein Recruiter, wenn ein Kandidat interessant ist, um diesen zu überzeugen? Insbesondere seit wir uns immer mehr auf einem Arbeitnehmermarkt bewegen, konkurrieren nunmal oft mehrere Unternehmen um einen attraktiven Kandidaten. Unser Tipp: Sprich Kandidaten direkt auf zielgruppenrelevanten Kanälen an. Die optimale Rekrutierungsdauer, damit Dir Kandidaten nicht von der Konkurrenz weggeschnappt werden, liegt in Deutschland bei maximal (!) vier bis sechs Wochen.

Cost per Hire: Der Cost per Hire ermittelt Deine Ausgaben pro Einstellung. So kannst Du eine genaue Aussage darüber treffen, wie hoch Deine Kosten bei der Personalgewinnung ausfallen und wie gut oder schlecht Du Dein Recruiting-Budget nutzen konntest. Ein Tipp von unserer Seite: Analoges Recruiting (Printmedien, Messebesuche und Co.) ist oft sehr viel kostenintensiver als digitale Lösungen. Das liegt vor allem daran, dass digitales Recruiting sich Mitteln des Marketings bedienen kann, die bestimmte Zielgruppen viel gezielter „einfangen“ können.

Time-to-Fill: Diese Kennzahl zeigt auf, wie viele Tage zwischen der Entscheidung „Wir stellen ein“ bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters liegen. Ein Aspekt den viele Personaler dabei vergessen: Der Prozess des Onboardings sollte längst nicht mehr erst beginnen, wenn der Kandidat seinen ersten Arbeitstag antritt. Gerade, wenn die Time to Fill lange ist, solltest Du mit dem zukünftigen Kollegen in Kontakt bleiben und kannst eventuell schon erste Schritte gehen, um den Einstieg fachlich und menschlich zu erleichtern.

Ghosting-Rate: Nimmt ein Bewerber ein Angebot an und erscheint am ersten Arbeitstag nicht, bezeichnet man dies als Ghosting. Gerade wenn die „Time to Fill“ lange ausfällt oder der Bewerber viele andere Angebote erhält, besteht hier Risiko. Um zu vermeiden, dass Kandidaten Dich ghosten, ist es wichtig in persönlichem Kontakt zu bleiben. Lade den zukünftigen Mitarbeiter regelmäßig ins Unternehmen ein und stelle ihn Kollegen vor.